CRM для кадрового агентства: от заявки клиента до закрытой вакансии

Для какого агентства эта страница

• Подбор под ключ. Несколько заказчиков, у каждого свои вакансии, сроки и люди, которые согласуют кандидатов.
• Массовый и линейный подбор. Отклики приходят из нескольких кабинетов hh.ru и Avito, однотипных карточек — сотни.
• Вывод персонала на объекты заказчиков. Нужно вести табель, две ставки (сотруднику и заказчику) и выплаты.

Если у агентства один-два заказчика и несколько вакансий в месяц, таблицы и почты может хватить. Отдельная система нужна, когда заявок и рекрутёров становится больше, чем удерживает в голове один руководитель.

Шесть мест, где агентство теряет заявки и деньги

Это типовые сценарии, а не статистика. Масштабы у всех разные, но узкие места повторяются. После каждого — что для этого есть в Lumi.CRM.

1. Заявка живёт в почте и мессенджере

Как бывает. Заказчик пишет менеджеру: нужны комплектовщики к понедельнику, график 2/2, оплата за смену. Через неделю условия меняются в другом чате, а рекрутёр продолжает искать по старым.

Что в Lumi.CRM. Заявка на подбор — отдельная карточка: количество человек, дата выхода, объект, график и метод работы (вахта, смены, подработка), ставка в нужной единице (час, смена, день, месяц, вахта), требования, условия проживания, питания и проезда, срок закрытия и приоритет. Заявки видны списком или доской, просроченные выделены отдельно.

2. Согласование с клиентом теряется в переписке

Как бывает. Количество людей, ставку или профиль кандидата нужно подтвердить у заказчика. Письмо уходит в спам, ответ звучит по телефону, и через месяц никто не помнит, кто что согласовал.

Что в Lumi.CRM. К заявке настраивается цепь согласования, последовательная или параллельная, из сотрудников агентства и внешних участников. Внешний согласующий получает ссылку и принимает решение без входа в CRM, при необходимости — с подтверждением кодом из письма. Решения и комментарии остаются в истории заявки.

3. Вакансию заводят заново и путают условия

Как бывает. Менеджер принял заявку, рекрутёр перепечатал её в вакансию и ошибся в адресе, графике или количестве позиций.

Что в Lumi.CRM. Когда заявка на подбор согласована, по ней создаётся вакансия, и они остаются связанными: правки общих полей заявки переходят в вакансию. В вакансии указываются компания-клиент и тип заказчика (внутренний или внешний), объект, ответственный рекрутёр и план набора. Когда план набран, вакансию можно отправлять в архив автоматически.

4. Отклики разбросаны по кабинетам, кандидаты — по рекрутёрам

Как бывает. У агентства несколько кабинетов Avito и hh.ru. Один человек откликается на вакансии двух заказчиков, ему в один день звонят два рекрутёра, а переписка остаётся в их личных телефонах.

Что в Lumi.CRM. Кабинеты подключаются по отдельности, и в карточке видно, из какого пришёл отклик. Вакансии можно публиковать из CRM на hh.ru, Avito, SuperJob и портале Lumi.Jobs или оставить объявления в своих кабинетах: Lumi.CRM заберёт их вместе с откликами. Дубли ищутся по телефону, почте, паспорту и ФИО с датой рождения, а фильтр «Идут по нескольким вакансиям» показывает тех, кто откликнулся сразу в несколько мест. На защищённых этапах карточку с ответственным не перехватит другой рекрутёр, а переписка в MAX и Telegram хранится в карточке кандидата.

5. Отчёт для клиента собирают вечером вручную

Как бывает. Заказчик спрашивает, что с его заявкой: сколько откликов, сколько дошли до собеседования, сколько вышли и почему отказались остальные. Цифры собирают из нескольких таблиц.

Что в Lumi.CRM. В аналитике воронка строится за период по проекту и компании-заказчику, рядом — источники откликов и причины отказов. Таблицу можно выгрузить в Excel и отправить клиенту. Свои отчёты собираются в конструкторе и сохраняются как общие для команды. Доступ в CRM внешнему клиенту для этого не нужен.

6. Часы на объекте не сходятся со счётом заказчику

Как бывает. Когда агентство выводит людей на объекты, деньги считаются по часам: сотруднику по его ставке, заказчику по ставке клиента. Если табель в одном файле, ставки в другом, а счёт в третьем, расхождение находят уже после оплаты.

Что в Lumi.CRM. Кандидата нанимают прямо из воронки: объект, должность, тип оформления (трудовой договор, ГПХ, самозанятый), ставка сотрудника и ставка заказчика. После этого он появляется среди сотрудников объекта и в табеле. Табель ведётся по объекту, его можно загрузить из Excel. Отчёт «Сверка» показывает за период часы, ставку заказчика и сумму счёта по каждому сотруднику, а в сводке по объектам видны выручка, прибыль и маржа. Это модуль «Операционный учёт».

Путь одной заявки

Пример: заказчик — логистическая компания, объект — склад, нужны комплектовщики на график 2/2 с оплатой за смену.

1. Менеджер создаёт заявку с типом «Подбор»: объект «Склад», количество человек, дата выхода, график, ставка за смену, требование медкнижки и срок закрытия.
2. В цепь согласования добавляет руководителя агентства и представителя заказчика как внешнего согласующего. Заказчик открывает ссылку и одобряет заявку.
3. Появляется вакансия, связанная с заявкой и компанией-заказчиком. Рекрутёр публикует её на hh.ru и Avito или привязывает уже размещённые объявления.
4. Отклики попадают в воронку. Рекрутёр ведёт кандидатов по этапам, отказы отмечает с причиной.
5. Подходящего кандидата нанимает из воронки на объект со ставкой сотрудника и ставкой заказчика. Человек появляется в табеле объекта.
6. В конце периода по табелю формируется сверка для счёта заказчику, а воронка по этой компании выгружается в Excel как отчёт по заявке.

Задачи агентства и где они в Lumi.CRM

Что проверить на демо любой CRM для агентства

Список подходит для сравнения любых систем, не только нашей. Просите показать на живом примере, а не ответить «да, такое есть».

1. Заведите заявку клиента и посмотрите, как она становится вакансией. Если условия приходится вводить второй раз, ошибки будут повторяться.
2. Проверьте, может ли заказчик согласовать заявку без учётной записи и где потом видно, кто и когда её согласовал.
3. Подключите два кабинета одной площадки и убедитесь, что в карточке видно, из какого кабинета пришёл отклик.
4. Заведите одного кандидата дважды с одним номером в разных форматах, через +7 и через 8, и посмотрите, найдёт ли система дубль.
5. Попросите построить воронку по одному заказчику за прошлый месяц и выгрузить её в Excel.
6. Если выводите людей на объекты, спросите, где хранятся ставка сотрудника и ставка заказчика и как из табеля получается сумма счёта.
7. Уточните, как выгрузить базу кандидатов целиком, если вы решите уйти из системы.

Чего Lumi.CRM не делает

• Не считает зарплату и не сдаёт регламентированную отчётность. Это остаётся в 1С:ЗУП или другой учётной системе. Данные сотрудников Lumi.CRM выгружает в Excel под импорт в 1С:ЗУП, подробности — на странице про выгрузку в 1С.
• Публикует вакансии на четырёх площадках: hh.ru, Avito, SuperJob и Lumi.Jobs. Других площадок мы не обещаем.
• Не всё входит в базовый тариф. Заявки и операционный учёт (объекты, табель, сверка) входят в тариф Lumi Max, модуль «Перевахтовка» для вахтовых заездов — в Lumi Enterprise Max. Состав тарифов — в разделе «Тарифы».

Частые вопросы