Кадровые штрафы в 2026: полный чек-лист рисков для работодателя и кадрового агентства

В обычной компании кадровая ошибка — это один штраф. В кадровом агентстве массового подбора та же ошибка — это штраф, умноженный на каждого человека в потоке. Забыли уведомить МВД об одном иностранце — сотни тысяч рублей. Забыли о бригаде из десяти — счёт идёт на миллионы, плюс риск приостановки деятельности. Именно поэтому кадровый комплаенс на массовом подборе — это не «бумажки для галочки», а отдельный класс операционного риска, который надо считать и контролировать так же, как воронку найма.

Специфика потока в том, что нарушения здесь рождаются не от злого умысла, а от объёма: 50 оформлений в месяц, у каждого свои сроки — 3 рабочих дня на уведомление МВД, 5 дней на военкомат, 3 рабочих дня на трудовой договор, ежемесячный платёж по патенту, медосмотр до допуска. Один пропущенный дедлайн в этой матрице — и агентство уже нарушитель. Ниже — полный чек-лист рисков на 2026 год: что проверяют, по каким статьям штрафуют и что множится на каждого работника.

Сводная таблица: все кадровые штрафы 2026

Начнём с главного — карта рисков одним экраном. Это то, что стоит распечатать и повесить над столом каждого кадровика на массовом подборе.

Нарушение	Норма / статья	Штраф юрлицу	Множится на каждого?
Не уведомили МВД о приёме/увольнении иностранца (срок — 3 рабочих дня)	ст. 13 ФЗ-115; ст. 18.15 КоАП	400 000–800 000 ₽; в Москве, СПб, МО, ЛО — до 1 000 000 ₽; возможна приостановка деятельности	Да, за каждого иностранца
Просрочен авансовый платёж НДФЛ по патенту → патент аннулирован → нелегальная занятость	ст. 18.15 КоАП	Те же 400 000–800 000 ₽ (до 1 000 000 ₽ в столичных регионах)	Да, за каждого
Нарушения воинского учёта: не уведомили военкомат о приёме/увольнении военнообязанного (срок — 5 дней), не ведётся учёт	ст. 21.1–21.4 КоАП	До 350 000–500 000 ₽	Зависит от состава; на потоке эпизоды копятся по каждому случаю
Ошибки суммированного учёта / вахты: график задним числом, не оплачены сверхурочные по итогам периода	ст. 104, гл. 47, ст. 152 ТК; ст. 5.27 КоАП	Штрафы по ст. 5.27 КоАП + иски работников с доплатами	Иски — от каждого работника
Допуск к работе без обязательного медосмотра	приказ 29н; ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП	110 000–130 000 ₽	Да, за каждого допущенного (при тяжких последствиях — ст. 143 УК)
Трудовой договор не оформлен в 3 рабочих дня / кадровые документы отсутствуют или без надлежащей электронной подписи	ст. 5.27 КоАП	До 50 000–100 000 ₽; повторно — больше	Практика нередко считает по числу работников
Нарушения при работе с персональными данными, передача ПДн заказчику без согласия	152-ФЗ	С 2025 года штрафы существенно выросли	Риск растёт с объёмом базы

Ключевой вывод из таблицы: самые тяжёлые санкции сосредоточены именно там, где работает массовый подбор — иностранцы, вахта, линейный персонал с обязательными медосмотрами. Теперь разберём каждый блок.

Миграционный учёт: уведомления МВД — самый дорогой риск

Если ранжировать кадровые риски агентства по цене ошибки, миграционный блок будет первым с большим отрывом. Правило простое: о заключении и расторжении договора с иностранным работником нужно уведомить МВД в течение 3 рабочих дней (ст. 13 ФЗ-115). Не «примерно на неделе», а три рабочих дня — с даты договора, а не с даты, когда кадровик о нём вспомнил.

Цена просрочки — ст. 18.15 КоАП: юрлицу 400 000–800 000 ₽ за каждого иностранца, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 ₽. Плюс возможна административная приостановка деятельности — для агентства с действующими контрактами это означает остановку выручки.

Арифметика потока безжалостна. Агентство выводит на объект бригаду из 12 граждан СНГ, уведомления «уходят пачкой в пятницу» и по трём людям выпадают за срок. Это не один штраф — это три эпизода, каждый по своей верхней планке. На массовом подборе мигрантов уведомление МВД должно быть не задачей «в списке дел», а автоматическим шагом процесса оформления с жёстким дедлайном и ответственным.

Отдельная ловушка — увольнения. О расторжении договора уведомлять нужно так же, как о заключении, а именно уволенных на потоке чаще всего теряют: человек не вышел, «сам пропал», договор закрыли задним числом — а уведомление никто не подал.

Подробно: уведомление МВД о приёме иностранного работника в 2026 году — сроки, форма, ошибки.

Патенты иностранных работников: платёж, который нельзя пропустить

Второй миграционный риск коварнее первого, потому что нарушение происходит не в кадровой службе, а в телефоне работника. Иностранец с патентом обязан ежемесячно вносить авансовый платёж НДФЛ. Просрочил хотя бы на день — патент аннулируется автоматически.

А дальше цепочка: патент недействителен → работник трудится нелегально → работодатель «привлекает иностранца без разрешительных документов» → те же штрафы по ст. 18.15 КоАП, что и за неуведомление: 400 000–800 000 ₽ за человека, до миллиона в столичных регионах. При этом работодатель может даже не знать о просрочке — работник продолжает выходить на смены как ни в чём не бывало.

Поэтому зрелые агентства не полагаются на дисциплину работников, а контролируют платежи сами: реестр дат оплаты по каждому патенту, напоминание работнику за несколько дней до срока, проверка чека после. Да, это чужая обязанность — но штраф-то прилетит вам.

Подробно: патент иностранного работника: авансовый платёж и контроль сроков в 2026.

Воинский учёт: обязанность, о которой вспоминают после штрафа

Воинский учёт обязателен для всех организаций — независимо от размера, отрасли и того, есть ли в штате «военнообязанные на первый взгляд». Малый бизнес и агентства годами игнорировали эту обязанность, но правила игры изменились: с 01.11.2024 действует единый реестр воинского учёта, с 2025 года — электронная подача сведений. Военкомат теперь видит расхождения между вашими кадровыми событиями и своим реестром без всякой выездной проверки.

Ключевой срок: уведомить военкомат о приёме или увольнении военнообязанного нужно в течение 5 дней. На потоке в десятки оформлений в месяц это ещё одна параллельная линия дедлайнов — рядом с трёхдневным сроком по МВД для иностранцев.

Санкции ощутимо выросли: штрафы по ст. 21.1–21.4 КоАП достигают 350 000–500 000 ₽. Для агентства, которое оформляет граждан РФ на вахту и объекты, «мы этим никогда не занимались» — уже не стратегия, а накопленный риск, который вскроется при первой сверке.

Подробно: воинский учёт в организации в 2026 году — с нуля до сдачи сведений.

Вахта и суммированный учёт: где ГИТ находит нарушения всегда

Вахтовый метод и суммированный учёт рабочего времени регулируются ст. 104 и гл. 47 ТК — и это та зона, где инспектор ГИТ почти гарантированно найдёт нарушения, если графики ведутся «как получится».

Три типовые ошибки потока. Первая — график задним числом: график работы на учётный период должен быть доведён до работников заранее, за месяц, а не нарисован в конце месяца под фактические смены. Вторая — непосчитанные сверхурочные: при суммированном учёте переработка определяется по итогам учётного периода и оплачивается по правилам ст. 152 ТК; если по итогам периода часы «сгорели» — это недоплата каждому работнику. Третья — учётный период и норма часов вообще не зафиксированы в документах.

Последствия двойные: штрафы по ст. 5.27 КоАП от ГИТ плюс — что часто больнее — иски самих работников о взыскании недоплаченных сверхурочных. На вахтовой бригаде это коллективная история: один выигранный иск запускает цепочку одинаковых от всей смены.

Подробно: суммированный учёт рабочего времени на вахте в 2026 — графики, сверхурочные, ошибки.

Медосмотры и допуски: 110–130 тысяч за каждого допущенного

Обязательные медосмотры по приказу 29н — тот случай, когда «умножение на каждого» прописано в самой конструкции штрафа. Допуск работника к труду без обязательного медосмотра — ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП: юрлицу 110 000–130 000 ₽ за каждого допущенного. Вывели на объект смену из 15 человек без медосмотров — умножайте сами.

На линейном персонале и вахте медосмотры — не экзотика, а норма: вредные условия, высота, стройка, пищевые производства, склады. При этом соблазн «выпустить сейчас, медосмотр потом» на горящем объекте огромен — заказчик требует людей завтра. Именно так и копятся эпизоды.

И это тот блок, где административной ответственностью дело может не ограничиться: если работник без обязательного медосмотра пострадает и наступят тяжкие последствия, речь пойдёт уже об уголовной ответственности по ст. 143 УК для конкретных должностных лиц.

Практический вывод: статус медосмотра должен быть блокирующим полем в карточке кандидата — без отметки о пройденном осмотре человек физически не должен попадать в наряд на объект.

Подробно: медосмотры сотрудников в 2026: кому обязательны и какие штрафы за допуск без них.

Кадровые документы и КЭДО: «отправили на почту» — не оформление

Базовое правило, которое на потоке нарушается чаще всего: трудовой договор оформляется письменно не позднее 3 рабочих дней со дня фактического начала работы. Человек «вышел, посмотрим, приживётся ли, потом оформим» — это уже состав по ст. 5.27 КоАП: юрлицу до 50 000–100 000 ₽, при повторном нарушении — больше.

Вторая ловушка — псевдо-КЭДО. Работник на вахте за 2000 км, и договор ему «отправили на почту, он ответил ОК». Юридически такой документ ничтожен: кадровый электронный документооборот требует надлежащей электронной подписи, а не переписки по e-mail или в мессенджере. При споре с работником или проверке ГИТ выяснится, что договора, приказа и ознакомления с ЛНА у вас фактически нет — со всеми последствиями по ст. 5.27.

Правильно выстроенный КЭДО для распределённого персонала — наоборот, спасение: подписание в день выхода из любой точки, документы не теряются, комплект по каждому человеку собирается автоматически. Для вахты и линейного персонала это едва ли не единственный способ оформлять людей в законный трёхдневный срок.

Подробно: КЭДО для вахты и линейного персонала — как подписывать документы законно и на расстоянии.

Персональные данные (152-ФЗ): агентство — оператор ПДн по определению

Кадровое агентство по своей природе — конвейер персональных данных: паспорта, патенты, медкнижки, СНИЛС, телефоны тысяч кандидатов. С 2025 года штрафы за нарушения при работе с персональными данными существенно выросли, и относиться к 152-ФЗ как к формальности стало дорого.

Специфический риск именно агентской модели — передача данных заказчику. Вы отправляете клиенту списки работников с паспортными данными для пропусков и оформления — это передача ПДн третьему лицу, на которую нужно отдельное согласие работника на передачу третьим лицам. Типовое согласие «на обработку», подписанное при приёме, этот случай само по себе не закрывает — проверьте формулировки в своих шаблонах.

Минимальная гигиена на 2026 год: актуальные согласия с передачей третьим лицам, назначенный ответственный за обработку ПДн, порядок в том, где физически лежат сканы паспортов (не в общем чате WhatsApp), и понимание, каким заказчикам что передаётся. База кандидатов в защищённой системе с разграничением доступа здесь сильно упрощает жизнь — в отличие от Excel-файла, гуляющего по почте, о рисках которого мы писали в разборе ATS против Excel для кадровых агентств.

Как выстроить кадровый комплаенс на потоке

Все разобранные риски объединяет одно: это риски пропущенного срока. Не нужно быть юристом, чтобы не получить штраф по ст. 18.15 — нужно, чтобы уведомление МВД физически не могло быть подано позже трёх рабочих дней. Комплаенс на массовом подборе — это не толстая папка политик, а работающая система дедлайнов. Из практики она собирается из четырёх элементов:

• Единый реестр сроков. Все дедлайны по каждому человеку в одном списке: уведомление МВД (3 рабочих дня), военкомат (5 дней), трудовой договор (3 рабочих дня), платёж по патенту (ежемесячно), медосмотр (до допуска), сдача отчётности. Не пять таблиц у пяти людей, а один экран, отсортированный по «горящести».
• Ответственный по каждому сроку. «Кадры в целом» не отвечают ни за что. У каждого дедлайна — фамилия. Уведомления по мигрантам — один человек, воинский учёт — другой (или тот же, но явно).
• Автоматические напоминания с эскалацией. Напоминание ответственному заранее, повтор в день дедлайна, эскалация руководителю при просрочке. Память кадровика на потоке 50+ оформлений в месяц — не система контроля, а генератор штрафов.
• Блокирующие статусы. Без медосмотра — нет допуска в наряд. Без подписанного договора — человек не считается оформленным. Без согласия на передачу ПДн — данные не уходят заказчику. Процесс должен «не пускать» дальше, а не полагаться на внимательность.

Заметьте: всё это — процессные вещи, продолжение той же логики системного потока, которую мы разбирали в большом гайде по массовому подбору персонала. Кто выстроил систему в найме, тому осталось дотянуть её до оформления и сопровождения.

Как это решает Lumi.CRM

Lumi.CRM делалась под кадровые агентства массового подбора — мигранты, вахта, объекты, аутсорсинг — поэтому комплаенс в ней не надстройка, а часть конвейера. Центральный элемент — единый «диспетчер сроков»: все дедлайны по каждому работнику — уведомление МВД, платёж по патенту, военкомат, медосмотр, ЕФС-1 — собраны в один список с обратным отсчётом. Кадровик открывает утром один экран и видит, что горит сегодня, что завтра и по кому уже просрочка.

Напоминания приходят ответственным туда, где они реально живут, — в Telegram и WhatsApp, а не в почту, которую на объекте никто не читает. А документы — уведомления, договоры, приказы — генерируются автоматически из карточки работника: данные один раз внесены при оформлении и дальше сами подставляются в нужные формы, без ручного перепечатывания паспорта в пятый бланк (и без опечаток, из-за которых уведомления заворачивают).

Коротко наша позиция звучит так: Lumi.CRM — это CRM, которая не даст вам получить штраф. Потому что на потоке штраф — это почти всегда не незнание закона, а пропущенный срок. А пропущенных сроков не бывает там, где их считает система, а не человек.

Частые вопросы

Какие кадровые штрафы умножаются на каждого работника?

Почти все ключевые: штраф по ст. 18.15 КоАП за нарушение миграционного учёта назначается за каждого иностранца (400 000–800 000 ₽ юрлицу, в Москве, СПб, МО и ЛО — до 1 000 000 ₽); допуск без обязательного медосмотра по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП — 110 000–130 000 ₽ за каждого допущенного; нарушения оформления трудовых договоров по ст. 5.27 КоАП суды также нередко считают по числу работников. На потоке массового подбора это ключевой риск: одна системная ошибка превращается в десятки штрафов.

Какой самый большой кадровый штраф грозит кадровому агентству?

Миграционный блок. Штраф по ст. 18.15 КоАП за незаконное привлечение иностранного работника — 400 000–800 000 ₽ юрлицу за каждого человека, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 ₽. Дополнительно возможна приостановка деятельности. При бригаде из 10 человек без корректных уведомлений МВД счёт идёт на миллионы.

За сколько дней нужно оформить трудовой договор?

Письменный трудовой договор оформляется не позднее 3 рабочих дней со дня фактического начала работы. Отсутствие договора или его неверное оформление — ст. 5.27 КоАП: штраф юрлицу до 50 000–100 000 ₽, при повторном нарушении — больше. Данные на 2026 год, уточняйте актуальную редакцию.

Кто проверяет кадровые документы работодателя?

Основные проверяющие: ГИТ (Государственная инспекция труда) — трудовые договоры, графики, сверхурочные, медосмотры; МВД (миграционные подразделения) — уведомления о приёме и увольнении иностранцев, патенты; военкоматы — воинский учёт и сроки уведомлений; Роскомнадзор — персональные данные (152-ФЗ). Каждый орган проверяет своё, поэтому «пронесло с ГИТ» не значит «пронесло вообще».

Как не пропустить кадровые сроки при массовом подборе?

Вести единый реестр дедлайнов по каждому человеку: 3 рабочих дня на уведомление МВД, 5 дней на уведомление военкомата, 3 рабочих дня на трудовой договор, ежемесячный авансовый платёж по патенту, сроки медосмотров. На потоке от 20–30 человек в месяц Excel и память кадровика перестают справляться — нужны автоматические напоминания с обратным отсчётом и назначенными ответственными, как в специализированной CRM.

Что будет, если просрочить уведомление МВД о приёме иностранца?

Уведомление о заключении и расторжении договора с иностранным работником подаётся в течение 3 рабочих дней (ст. 13 ФЗ-115). Просрочка или неподача — ст. 18.15 КоАП: юрлицу 400 000–800 000 ₽, в Москве, СПб, МО и ЛО — до 1 000 000 ₽, за каждого иностранца, возможна приостановка деятельности. Данные на 2026 год, уточняйте актуальную редакцию.