Интеграция HH.ru с ATS: как настроить, что синхронизируется и где она ломается

Ручной перенос отклика из кабинета hh.ru в систему учёта занимает 4-7 минут. При потоке 50 откликов в день это 3-6 часов механической работы, которая не создаёт ничего — просто копирование одних и тех же полей. Интеграция HH.ru с ATS убирает именно эту работу.

Ниже — практическая инструкция: что подготовить до подключения, как проходит настройка, что именно синхронизируется в обе стороны, и главное — почему интеграция «отваливается» и как это чинить.

Что даёт интеграция и чего от неё не ждать

Сразу разделим ожидания и реальность.

Главный эффект — в скорости первого касания. На линейных позициях кандидат откликается сразу на несколько вакансий, и разница между реакцией через 15 минут и «завтра с утра» напрямую превращается в разницу конверсии. Подробнее про то, как это влияет на воронку, — в разборе этапов и конверсий воронки найма.

Что подготовить до подключения

• Аккаунт работодателя на hh.ru с активной услугой. Без действующей услуги отклики может быть нельзя получать через интеграцию.
• Права администратора в кабинете у того сотрудника, который будет подключать. Частая ошибка — подключение от имени рекрутёра с ограниченными правами: интеграция встанет, как только его права изменят.
• Технический владелец подключения. Лучше выдавать доступ от имени учётной записи, привязанной к компании, а не к личной почте сотрудника, который может уволиться.
• Список активных вакансий с обеих сторон — их нужно будет связать между собой.
• Договорённость об этапах воронки в ATS: с какими статусами hh.ru они будут сопоставляться.

Настройка по шагам

1. Откройте раздел интеграций в ATS и выберите hh.ru. В Lumi.CRM это делается в настройках интеграций.
2. Нажмите «Подключить». Откроется страница авторизации hh.ru — войдите под аккаунтом работодателя и подтвердите выдачу доступа.
3. Выберите кабинет и менеджера, если у компании их несколько. От этого зависит, чьи вакансии и отклики будут видны.
4. Свяжите вакансии. Каждой активной вакансии на hh.ru должна соответствовать вакансия в ATS. Без связи отклики будут приходить «в общий поток» или не приходить вовсе.
5. Проверьте сопоставление полей. Стандартный маппинг обычно уже настроен; посмотрите, куда попадают зарплатные ожидания, город и гражданство — это поля, которые чаще всего нужны в фильтрах.
6. Настройте сопоставление статусов между этапами вашей воронки и статусами отклика на hh.ru.
7. Задайте правила дедупликации — по телефону и почте как минимум.
8. Сделайте тестовый отклик на одну из вакансий и проверьте весь путь: карточка создалась, поля заполнены, файл резюме прикреплён, уведомление пришло.

Если помимо hh.ru вы работаете с DreamJob, порядок аналогичный — детали разбирали в статье про интеграцию HH.ru и DreamJob с ATS.

Какие данные переносятся

Состав полей зависит от того, что отдаёт API площадки и что открыл сам кандидат. Обычно доступны:

• ФИО, дата рождения, пол, город проживания
• Телефон и email
• Желаемая должность и зарплатные ожидания
• Опыт работы: компании, должности, периоды
• Образование
• Ключевые навыки
• Сопроводительное письмо к отклику
• Исходный файл резюме

Чего в интеграции обычно нет: контактов кандидатов, которые не откликались на ваши вакансии (это отдельная услуга доступа к базе), и данных, скрытых настройками приватности самого кандидата.

Синхронизация статусов в обе стороны

Двусторонняя синхронизация — то, ради чего интеграцию и делают. Логика такая: рекрутёр двигает кандидата по воронке в ATS, а статус отклика на hh.ru обновляется автоматически. Кандидат видит, что его резюме рассмотрели, а рекрутёру не нужно дублировать действие в двух системах.

Здесь важны две вещи:

• Не плодите статусы. Если у вас в воронке 12 этапов, а на площадке их несколько, сопоставление превращается в кашу. Держите воронку компактной.
• Аккуратно с автоматическими отказами. Отправка отказа — это коммуникация с человеком: она должна быть осмысленной и с понятной причиной, а не автоматическим щелчком при перетаскивании карточки.

Дубли и повторные отклики

Типичная ситуация на массовом потоке: кандидат откликался полгода назад, получил отказ, а теперь откликнулся снова — уже на другую вакансию. Без дедупликации система заведёт вторую карточку, и рекрутёр не увидит историю: что человеку уже отказывали и почему.

Правильное поведение системы: найти существующую карточку по телефону и почте и привязать новый отклик к ней, сохранив всю историю взаимодействия. В Lumi.CRM автопоиск дублей работает по телефону — это самый надёжный ключ на линейном потоке, где почта часто отсутствует или указана «для галочки».

7 причин, почему интеграция ломается

Самая частая жалоба звучит как «отклики перестали приходить». Порядок диагностики от простого к сложному:

1. Истёк или отозван доступ. Смена пароля в кабинете, выход из всех сессий, ручной отзыв приложения — подключение надо выполнить заново.
2. Уволился сотрудник, от чьего имени выдавали доступ. Его учётку отключили — интеграция умерла вместе с ней. Отсюда правило про технического владельца подключения.
3. Закончилась услуга в кабинете работодателя. Формально всё подключено, но данные не отдаются.
4. Вакансия не связана. Опубликовали новую вакансию на hh.ru и забыли связать её с вакансией в ATS — отклики уходят в никуда.
5. Изменились права менеджера. Рекрутёру сузили доступ в кабинете — часть вакансий перестала быть видна интеграции.
6. Лимиты запросов к API. При очень больших объёмах синхронизация может замедляться и идти с задержкой. Это не поломка, но выглядит именно так.
7. Отклики приходят, но в другую вакансию. Обычно следствие дублирующихся вакансий с похожими названиями и неверной связки.

Что должно быть в системе, чтобы это лечилось за минуты: видимый статус подключения, дата последней успешной синхронизации и журнал ошибок. Если ничего этого нет, диагностика превращается в переписку с поддержкой на два дня.

Чек-лист приёмки за 30 минут

Прогоните сразу после настройки — сэкономит недели недоверия к системе.

• Тестовый отклик долетел до ATS менее чем за минуту.
• В карточке заполнены ФИО, телефон, город, опыт; прикреплён исходный файл резюме.
• Кандидат попал в нужную вакансию и на первый этап воронки.
• Рекрутёр получил уведомление об отклике.
• Перевод кандидата на следующий этап обновил статус на hh.ru.
• Повторный отклик того же человека не создал вторую карточку.
• В аналитике виден источник «hh.ru» — иначе вы не посчитаете стоимость выхода по каналам.
• Видна дата последней синхронизации и статус подключения.
• Назначен ответственный, который раз в неделю проверяет, что интеграция жива.

И последнее: интеграция с одной площадкой редко закрывает потребность целиком. На линейном персонале hh.ru обычно идёт в паре с Avito, а мессенджеры добирают тех, кто не берёт трубку. Как меняется расклад по каналам — в материале про работные площадки и их влияние на подбор.

Частые вопросы

Что нужно для интеграции HH.ru с ATS?

Аккаунт работодателя с активной услугой, права администратора кабинета у того, кто подключает, и ATS с поддержкой интеграции. Подключение идёт по OAuth — логин и пароль от кабинета передавать не нужно.

Что синхронизируется?

В ATS приходят отклики с данными резюме и исходным файлом, обратно на hh.ru уходит смена статуса отклика при движении кандидата по воронке.

Сколько времени занимает настройка?

Подключение — несколько минут, полная настройка с проверкой полей, статусов и дедупликации — 30-60 минут. Отдельно нужно связать уже опубликованные вакансии.

Почему отклики перестали приходить?

Чаще всего: истёк или отозван токен, уволился сотрудник, от чьего имени выдан доступ, закончилась услуга в кабинете или вакансия не связана с вакансией в ATS.

Интеграция заменяет кабинет hh.ru?

Только в части входящих откликов. Публикация вакансий, покупка услуг и работа с базой резюме остаются в кабинете работодателя.