Что передавать из CRM в 1С:ЗУП при приёме на работу: чек-лист полей и шаблон Excel

Подбор и кадровый учёт обычно живут в разных программах: рекрутёр ведёт кандидата в воронке, а кадровик оформляет приём в учётной системе. Lumi.CRM не заменяет 1С:ЗУП: кадровый учёт по ТК РФ, расчёт зарплаты и отчётность остаются там. На стыке задача скромная: отдать данные нанятого человека так, чтобы кадровику не пришлось набирать их заново.

Почему данные теряются между подбором и кадрами

Разрыв между подбором и кадрами ломается в одних и тех же местах. Редакция журнала «Генеральный директор» в материале от 18 октября 2026 года называет типовые сбои при переносе кандидата в кадровый учёт: должность из вакансии отсутствует в штатном расписании 1С, подразделение переименовано в одной системе и не обновлено в другой, при повторной загрузке резюме появляются дубли карточек.

Хантфлоу, вендор рекрутинговой системы, в своём журнале (статья от 22 июля 2025 года, обновлена 28 июля 2026 года; компания сама продаёт ATS) пишет, что в 1С много «невидимых связей»: смена ФИО или ИНН может разорвать связку с прежними приказами, а «задвоенный» сотрудник — частая проблема при оформлении подрядчиков, совместителей и при повторном приёме после увольнения.

Это не претензия к 1С в целом, а описание того, что происходит без договорённости о составе полей и ключе сверки. Ниже — как такую договорённость выстроить на примере реальной выгрузки.

Чек-лист из 24 полей

Выгрузка «Excel для 1С / Контур (XLSX)» формирует лист «Сотрудники» с 24 колонками. Данные берутся из карточки сотрудника в Lumi.CRM; исключения отмечены в таблицах. В третьей колонке — что об этом поле говорит Трудовой кодекс (статьи 57 и 65, редакция на 4 ноября 2026 года). Слова «не упоминается» означают только то, что кодекс не называет это поле в названных статьях; нужно ли оно вашей базе 1С, зависит от конфигурации.

Личные данные (9 колонок)

Обратите внимание на колонку «Пол»: Excel-выгрузка записывает значение так, как оно хранится в карточке (male или female), а не словами «Мужской» и «Женский». При загрузке в 1С его нужно сопоставить. В выгрузке XML это делается автоматически.

Документ, удостоверяющий личность (5 колонок)

Адрес (1 колонка)

Должность, подразделение, дата приёма, ставка (5 колонок)

Две колонки этого блока чаще всего расходятся с 1С. Во-первых, «Подразделение» в Lumi.CRM — это название объекта, на котором работает человек, а не обязательно подразделение из вашей оргструктуры; названия нужно привести к одному виду. Во-вторых, ставка передаётся почасовой: если в 1С условия оплаты задаются окладом, их вносят отдельно.

Договор (2 колонки) и контакты (2 колонки)

Чего в этих 24 колонках нет

В списке нет сведений о воинском учёте и об образовании, хотя статья 65 называет такие документы (для военнообязанных и при работе, требующей специальных знаний), нет трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности, нет семейного положения и банковских данных. Банковские и паспортные реквизиты вынесены на второй лист «Реквизиты» того же файла. Всё, что нужно вашей базе сверх этого, вносится кадровиком вручную.

Что нужно для приказа о приёме и для ЕФС-1

Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании заключённого трудового договора, и его содержание должно соответствовать условиям договора (ст. 68 ТК РФ). Поэтому должность, дату приёма и условия оплаты в карточке нужно сверять с договором до выгрузки, а не после.

Сведения о приёме подаются в Социальный фонд России в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»: по памятке СФР на 2026 год — не позднее следующего рабочего дня после издания кадрового документа. Состав полей и актуальный формат смотрите на сайте СФР, ссылки в источниках. В Lumi.CRM есть отдельный пункт «ЕФС-1 (приём)»; как и выгрузка EnterpriseData, это структура по образцу формы без гарантии прохождения проверки: итоговую проверку выполняют на вашей стороне.

Три способа передать данные в 1С

1. Файл Excel под импорт

Основной и самый предсказуемый путь. В разделе «Операционный учёт» откройте список сотрудников, нажмите «Экспорт всех» и в блоке «Экспорт в файл» выберите «Excel для 1С / Контур (XLSX)». Выгрузка учитывает выбранные фильтры (объект, статус сотрудника). Файл «Сотрудники_1С.xlsx» содержит лист «Сотрудники» (24 колонки) и лист «Реквизиты». Для одного сотрудника есть выгрузка из вкладки документов («Экспорт в системы»).

Если выгрузка не скачивается, причин обычно две, обе видны из логики системы:

• выгрузка доступна администратору аккаунта и рекрутёру; поскольку в файле есть ставка сотрудника, ролям без права видеть суммы по сотрудникам система отказывает и не выдаёт урезанный файл;
• в «Настройки → Реквизиты» должны быть заполнены реквизиты компании, иначе система просит их заполнить перед экспортом.

Дальше начинается сторона 1С. По описанию 1С:ИТС есть обработка «Загрузка данных из табличного документа», а в Библиотеке стандартных подсистем — подсистема «Загрузка данных из файла». Партнёр 1С (1cbit) поясняет, что в настройках загрузки нужно указать, какая колонка файла какому реквизиту соответствует. Есть ли такая обработка в вашей конфигурации и как она называется, узнайте у сопровождающего вашей базы. Lumi.CRM в вашу базу 1С ничего не записывает: файл загружаете вы.

2. Формат EnterpriseData (XML)

В том же меню есть пункт «1С EnterpriseData (XML)». В файле два вида объектов: «ФизическоеЛицо» и «СотрудникОрганизации». Это MVP-структура по образцу форм обмена, без гарантии прохождения строгой проверки и импорта в произвольную версию 1С; проверку на реальной конфигурации выполняет клиент. В заголовке файла указана версия формата 1.10, а в интерфейсе формат подписан «EnterpriseData КД 2.0/3.1» — сверьте, какую версию обмена принимает ваша база.

• Что попадает в XML: ФИО, пол (словами «Мужской» и «Женский»), дата и место рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, документ, удостоверяющий личность, адрес регистрации; по сотруднику — организация и её ИНН из реквизитов компании, должность, табельный номер, дата приёма, номер и дата договора. Дата приёма в XML передаётся полным ISO-таймстампом (с временем): проверьте это при загрузке, как и формат остальных дат.
• Чего в XML нет: подразделения, ставки, телефона и e-mail.
• Осторожно с иностранными работниками: если у сотрудника не указан тип документа, в XML вид документа подставляется как «Паспорт гражданина РФ». Проверьте тип документа до выгрузки.

3. Обмен по API (OData)

Обмен с 1С:ЗУП по API (OData) настраивается вместе с нашей командой под вашу конфигурацию и требует веб-публикации базы 1С. Это не кнопка «включить», а небольшой проект; подробнее — на странице «CRM для подбора персонала с выгрузкой в 1С:ЗУП». По составу этот путь уже, чем файл: передаются ФИО, телефон, e-mail, должность, ИНН и СНИЛС, без паспорта, адреса и условий приёма. Если результат нужен на этой неделе, начинайте с файла.

Как не получить дубли

Ниже — наши практические рекомендации; в источниках они в таком виде не сформулированы.

1. Выберите ключ сверки. В выгрузке есть ИНН, СНИЛС и табельный номер. Если в 1С несколько записей с одним ФИО, сверка только по ФИО опасна. Это видно по примеру с сайта «Бухэксперт» (страница от 22.07.2025, другая задача — загрузка сумм питания внешней обработкой Бухэксперта): при совпадении ФИО обработка находит первого сотрудника с таким ФИО, выделяет строку и не даёт загрузить без ручного выбора; при полных однофамильцах советуют загружать по табельному номеру.
2. Единые справочники. Названия должностей и подразделений ведите по образцу из штатного расписания и оргструктуры 1С, а в Lumi.CRM при заведении сотрудника используйте те же названия. Именно такие расхождения называет «Генеральный директор» среди типовых сбоев.
3. Проверьте новых людей отдельно от повторных. Для сотрудника, который уже есть в 1С (повторный приём, совместитель), не создавайте вторую карточку: найдите существующую по ИНН или СНИЛС.
4. Не правьте ФИО и ИНН задним числом без необходимости: по описанию Хантфлоу, такие изменения могут разорвать связь с прежними приказами.
5. Первую загрузку делайте на копии базы и сравнивайте число строк в файле и число созданных карточек.

Шаблон Excel: скачать

Мы собрали шаблон с теми же 24 колонками в том же порядке, что и лист «Сотрудники» в выгрузке Lumi.CRM, с двумя вымышленными строками-примерами (помечены «ПРИМЕР», номера условные) и листом «Инструкция» с пояснениями по каждой колонке. Он поможет заранее собрать данные по кандидатам, сверить состав полей с кадровиком или показать структуру подрядчику по 1С.

Это справочный образец структуры, а не шаблон импорта в Lumi.CRM (для импорта в самой системе есть отдельная кнопка «Шаблон» в разделе «Операционный учёт»).

Частые вопросы

Какие поля обязательны для приёма сотрудника в 1С:ЗУП?

Единого ответа для всех баз нет. Трудовой кодекс (ст. 65) называет документы, которые предъявляет поступающий на работу: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, и документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (СНИЛС), а также, в зависимости от случая, трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, документы воинского учёта и документ об образовании; для отдельных видов работ ТК РФ и другие законы предусматривают дополнительные документы (например, справку о судимости). Среди обязательных условий ст. 57 называет место работы, трудовую функцию, дату начала работы и условия оплаты труда; полный перечень шире. Какие реквизиты обязательны для сохранения карточки в вашей базе 1С, определяют конфигурация и настройки, это уточняют у специалиста по вашей базе. В 24 колонках выгрузки Lumi.CRM нет сведений о воинском учёте и об образовании: если они нужны, их вносят отдельно.

Можно ли загрузить файл из Lumi.CRM сразу в 1С:ЗУП?

Не одной кнопкой. Lumi.CRM формирует файл, но в вашу базу 1С он сам не попадает: его загружают на стороне 1С. По описанию 1С:ИТС существует обработка «Загрузка данных из табличного документа» и подсистема «Загрузка данных из файла» в Библиотеке стандартных подсистем, а по материалам партнёра 1С соответствие колонок файла и реквизитов пользователь указывает в настройках загрузки. Есть ли такой механизм в вашей конфигурации, уточните у сопровождающего. Первую загрузку лучше делать на копии базы.

Что с персональными данными при передаче?

Файл содержит паспортные данные, СНИЛС, ИНН и адрес, а в выгрузке есть и лист «Реквизиты» с банковскими данными. Это персональные данные: передавайте файл только тем, кому он нужен для оформления приёма, не пересылайте его открытой почтой и удаляйте копии после загрузки (это рекомендация, а не требование из источников). Основания и порядок обработки определяет закон № 152-ФЗ «О персональных данных» и политика вашей организации; политика Lumi.CRM опубликована на сайте. Шаблон на этой странице содержит только вымышленные данные. Материал справочный и не заменяет консультацию юриста.

Подходит ли выгрузка для Контура?

В меню выгрузка называется «Excel для 1С / Контур (XLSX)». Файл можно использовать и для загрузки в Контур.Бухгалтерию: колонки сопоставляются по правилам сервиса; совместимость с шаблоном Контура мы отдельно не проверяли. Требования к файлу у Контура свои, ориентируйтесь на справку сервиса. Мы не гарантируем импорт без сопоставления колонок.

Нужен ли программист 1С?

Для самой выгрузки из Lumi.CRM нет, это пункт меню. Для загрузки в 1С нужен человек, который знает вашу базу: сопоставить колонки с реквизитами и проверить результат на копии. Для обмена в формате EnterpriseData и для обмена по API нужен специалист по вашей конфигурации 1С.

Можно ли загрузить этот файл обратно в Lumi.CRM?

Для загрузки сотрудников в Lumi.CRM есть отдельный шаблон импорта (кнопка «Шаблон» в разделе «Операционный учёт»). Файл для 1С и шаблон на этой странице для обратной загрузки не предназначены.

Источники

Все ссылки просмотрены 4 ноября 2026 года. Позиции вендоров и партнёров приведены как их точка зрения.

• Трудовой кодекс РФ, ст. 57 «Содержание трудового договора» (КонсультантПлюс; по пометке системы, с 1 марта 2027 года в абзац 3 части второй вносятся изменения, ФЗ от 26.07.2026 № 246-ФЗ): consultant.ru
• Трудовой кодекс РФ, ст. 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора»: consultant.ru
• Трудовой кодекс РФ, ст. 68 «Оформление приема на работу»: consultant.ru
• Социальный фонд России, памятка «Работодателям о единой форме отчётности» (2026), сроки подачи подраздела 1.1 ЕФС-1: sfr.gov.ru (PDF); страница «Предоставление ЕФС-1»: sfr.gov.ru
• Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ: consultant.ru
• «Генеральный директор», «Интеграция HR-систем с 1С: этапы настройки обмена», 18.10.2026: gd.ru
• Журнал Хантфлоу (вендор ATS), «1С для HR: обзор функций и модулей», 22.07.2025, обновлено 28.07.2026: huntflow.media
• «Бухэксперт», «Загрузка таблицы Excel с суммами питания в 1С ЗУП 8.3», 22.07.2025: buhexpert8.ru
• 1С:ИТС, «Загрузка данных из табличного документа» (страница датирована 21.08.2017, обработка описана для 1С:Предприятия 8.2): its.1c.ru
• «Первый Бит» (партнёр 1С), «Загрузка из Excel в 1С 8.3» (дата публикации на странице не проверена): 1cbit.ru

«1С», «1С:ЗУП» и «Контур» — наименования продуктов их правообладателей, использованы для указания на формат файла. Lumi.CRM не является продуктом 1С или СКБ Контур.